„Sag mir nicht, dass es nicht geht. Sag mir lieber, wie es geht.“

Ich denke in Systemen – nicht in einzelnen Aufgaben

Wenn ich eine Aufgabe sehe, sehe ich fast automatisch auch die Zusammenhänge darum herum.

Welche Informationen werden vorher benötigt? Wer arbeitet später damit weiter? Wo können Fehler entstehen? Was passiert, wenn der Normalfall nicht eintritt? Und wie muss ein Ablauf gestaltet sein, damit er nicht nur auf dem Papier, sondern auch im Arbeitsalltag funktioniert?

Diese Art zu denken zieht sich durch mein gesamtes Berufsleben.

Ich habe im Personenverkehr der Deutschen Bahn, in der internationalen Auftragsabwicklung, im Handwerk, in einer Anwaltskanzlei, im technischen Kundendienst und im Hotelbetrieb gearbeitet. Die Branchen und meine offiziellen Stellenbezeichnungen waren unterschiedlich. Meine tatsächliche Rolle war jedoch erstaunlich oft dieselbe:

Ich habe Informationen zusammengeführt, Abläufe koordiniert, zwischen verschiedenen Beteiligten vermittelt, Probleme aufgefangen und dafür gesorgt, dass trotz unvollständiger Strukturen ein funktionierendes Ergebnis entstand.

Mich interessiert nicht nur, ob eine einzelne Aufgabe erledigt wurde.

Mich interessiert, ob der gesamte Ablauf funktioniert.

Ruhe bewahren, wenn andere den Überblick verlieren

Ich habe häufig in Situationen gearbeitet, in denen es keine vollständige Anleitung und keine sofort verfügbare Führungskraft gab.

Als Zugführerin bei einem schwerwiegenden Streckenvorfall. Allein verantwortlich während einer Nachtschicht im Hotel. Im technischen Kundendienst bei Problemen, für die noch keine dokumentierte Lösung existierte. Oder im direkten Kontakt mit Menschen, die verärgert, verunsichert oder auf Hilfe angewiesen waren.

In solchen Situationen versuche ich zuerst, das Wesentliche vom Nebensächlichen zu trennen:

Was muss sofort gesichert werden? Welche Informationen fehlen? Wer muss einbezogen werden? Was kann ich selbst lösen? Und was darf auf keinen Fall übersehen werden?

Ich brauche nicht für jede Situation eine fertige Anweisung. Ich kann Entscheidungen treffen, Verantwortung übernehmen und gleichzeitig erkennen, wann fachliche oder externe Unterstützung notwendig ist.

Dabei hilft mir eine Eigenschaft, die mir über viele Jahre immer wieder zurückgemeldet wurde: Auch unter Druck spreche ich ruhig, klar und verständlich.

Das bedeutet nicht, dass mich schwierige Situationen nicht berühren.

Es bedeutet, dass ich in ihnen handlungsfähig bleibe.

Aus Chaos werden Prozesse. Aus Prozessen werden Lösungen.

Auf einen Blick

Standort

Mallorca, Spanien · vollständig remote verfügbar

Berufliche Ausrichtung

Projektkoordination · Operations · Prozessverbesserung

Erfahrung

Über 30 Jahre Erfahrung in operativer Koordination, Kundenkommunikation, Problemlösung und der Organisation komplexer Arbeitsabläufe.

Beruflicher Hintergrund

Deutsche Bahn · internationale Auftragsabwicklung · kaufmännische Auftragskoordination im Handwerk · juristische Sachbearbeitung · technischer Kundendienst · Hotelbetrieb · eigene digitale und handwerkliche Projekte

Aktuell

Google Project Management Professional Certificate – laufend, voraussichtlicher Abschluss September 2026

Aufbau eines Projektmanagement-Portfolios mit vier Fallstudien aus Prozessverbesserung, Risiko- und Eskalationsmanagement, Produktentwicklung und Launch sowie technischem Support und Wissensmanagement

Schwerpunkte

Prozessanalyse · Prozessverbesserung · Projektkoordination · Wissensmanagement · Stakeholder-Kommunikation · Incident- und Eskalationsmanagement

Sprachen

Deutsch als Muttersprache · Spanisch und Englisch beruflich sicher · gutes Verständnis von Mallorquinisch

Arbeitsmodell

EU-Bürgerin mit Wohn- und Steuerwohnsitz in Spanien · Erfahrung in Remote-Arbeit · gelegentliche Reisen innerhalb Europas möglich

Arbeitsweise

Strukturiert · analytisch · pragmatisch · beharrlich · selbstorganisiert · lösungsorientiert

Aus Problemen entstehen oft die besten Systeme

Ein gutes Beispiel dafür entstand aus einem ganz persönlichen Problem.

Als mein Sohn klein war, hatte ich das Gefühl, dass der Haushalt meinen gesamten Vormittag bestimmte. Ich wollte nicht einfach schneller arbeiten. Ich wollte verstehen, warum sich dieselben Aufgaben immer wieder chaotisch anfühlten.

Also entwickelte ich ein eigenes Organisationssystem aus kurzen täglichen Routinen und klar verteilten Wochenaufgaben.

Im selben Zeitraum wurde ich Teilnehmerin von „Magic Affiliate“, einem zwölfmonatigen Coaching- und Mastermind-Programm von Ralf Schmitz und Christoph Gruhn. Die Gruppe war auf 26 Personen begrenzt.

Dort arbeitete ich mich intensiv in Affiliate-Marketing, WordPress, Contententwicklung, Suchmaschinenoptimierung und Newsletter-Marketing ein. Das Gelernte wollte ich jedoch nicht nur theoretisch verstehen. Ich brauchte ein reales Projekt, an dem ich es anwenden konnte.

So entstand mein Ratgeberblog „Die Familienmanagerin“.

Ich baute die Website vollständig selbst auf, schrieb regelmäßig neue Artikel, erstellte Fotos und Videos, betreute den Newsletter und kümmerte mich um Suchmaschinenoptimierung, technische Pflege und Monetarisierung.

Der Blog erreichte schließlich rund 1.000 Seitenaufrufe pro Tag und regelmäßige Affiliate-Provisionen von etwa 300 Euro im Monat. Gleichzeitig entstand eine Community mit mehr als 100 Frauen, die sich gegenseitig motivierten und das Organisationssystem eigenständig weiterführten.

Für mich war das eine wichtige Erkenntnis:

Ein gutes System funktioniert nicht nur für seinen Erfinder. Es funktioniert auch für andere Menschen.

Genau deshalb begeistern mich Prozessverbesserungen.

Nicht, weil sie auf dem Papier besser aussehen.

Sondern weil sie Menschen den Arbeitsalltag erleichtern.

Ich lerne selbstorganisiert – und am liebsten an echten Projekten

Einen großen Teil meines Wissens habe ich mir im Laufe meines Lebens autodidaktisch und selbstorganisiert angeeignet.

Wenn ich etwas verstehen oder umsetzen möchte, warte ich nicht darauf, dass mir jemand einen vollständigen Lernweg vorgibt. Ich recherchiere, frage nach, probiere aus, überprüfe die Ergebnisse und arbeite mich so lange in ein Thema ein, bis ich das Wissen praktisch anwenden kann.

Dabei lerne ich am besten an realen Projekten.

Nach „Die Familienmanagerin“ entstand mit Arrel del Sol ein völlig anderes, aber ebenso selbstorganisiertes Projekt.

Ich entwickelte die Marke und baute die Website selbst auf. Ich entwarf und kalkulierte die Ritualtafeln, arbeitete mich in LightBurn und die technische Umsetzung mit dem Laser ein, testete Materialien und Einstellungen und entwickelte einen vollständigen Ablauf von der Produktidee über die Herstellung bis zur Bestellung, Personalisierung und Verpackung.

Vier Ritualtafeln sind inzwischen vollständig entwickelt. Weitere 14 Produktideen habe ich in einem Ideenspeicher festgehalten.

Auch hier blieb es nicht beim kreativen Entwurf.

Ich kalkulierte Material, Maschinenzeit, Strom, Arbeitszeit, Verpackung, Versand und möglichen Ausschuss. Für unterschiedliche Holzarten, Schriften und Motive entwickelte ich geeignete Lasereinstellungen.

Diese Einstellungen dokumentiere ich inzwischen in Obsidian. Ziel ist ein Produktionsprozess, der nicht nur in meinem Kopf funktioniert, sondern reproduzierbar ist und später auch von einer anderen Person zuverlässig umgesetzt werden könnte.

Diese Art zu lernen zieht sich durch mein gesamtes Leben – vom Aufbau einer Website über technische Fehleranalyse und digitale Fertigung bis zu meiner heutigen Weiterbildung im Projektmanagement.

Ich eigne mir Wissen nicht an, um es lediglich zu besitzen.

Ich eigne es mir an, um damit etwas Konkretes zu verstehen, zu verbessern oder aufzubauen.

Gute Prozesse beginnen mit Zuhören

Bevor ich einen Ablauf verändern möchte, versuche ich zunächst zu verstehen, wie er im Arbeitsalltag tatsächlich funktioniert.

Dabei interessiert mich nicht nur die offizielle Beschreibung eines Prozesses. Ich möchte wissen, was die beteiligten Menschen wirklich tun, wo sie improvisieren müssen, welche Informationen fehlen und warum bestimmte Arbeitsschritte umgangen oder anders ausgeführt werden.

Menschen halten sich selten ohne Grund nicht an einen vorgesehenen Ablauf.

Manchmal ist er zu umständlich. Manchmal fehlen Zeit, Informationen oder Zuständigkeiten. Manchmal funktioniert er nur unter Idealbedingungen, die im täglichen Betrieb kaum vorkommen.

Erst wenn ich die Ursache verstanden habe, beginne ich darüber nachzudenken, wie sich der Prozess sinnvoll verbessern lässt.

Wenn ich ein wiederkehrendes Problem erkannt habe, spreche ich es auch dann an, wenn es unbequem ist. Ich beschreibe seine Auswirkungen, schlage möglichst eine praktikable Lösung vor und bleibe an der Sache, bis das Problem verstanden wurde oder sich etwas bewegt.

Ich suche keinen Konflikt um des Konflikts willen.

Aber ich nehme in Kauf, dass Klarheit nicht immer beliebt macht.

Ein funktionierender, sicherer und sachlich richtiger Ablauf ist mir wichtiger als kurzfristige Harmonie oder persönliche Zustimmung.

Wissen sollte niemals von einer einzigen Person abhängen

In vielen Unternehmen steckt entscheidendes Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeitender.

Solange diese Personen anwesend sind, funktioniert der Ablauf irgendwie. Sobald sie fehlen, beginnt die Suche nach Informationen, Telefonnummern, Zugangsdaten oder der richtigen Vorgehensweise.

Das halte ich für ein unnötiges betriebliches Risiko.

Deshalb dokumentiere ich wiederkehrende Abläufe und Lösungen gern so, dass auch andere sie verstehen und anwenden können.

Im technischen Kundendienst baute ich eine umfangreiche interne Wissensdatenbank mit Lösungsartikeln zu wiederkehrenden technischen Problemen auf. Im Hotel erstellte ich kurze Anleitungen für die korrekte Erfassung und Übermittlung gesetzlich erforderlicher Gästedaten und schulte Kolleginnen und Kollegen nach.

Bei Arrel del Sol dokumentiere ich Produktionsparameter in Obsidian, damit sich eine einmal gefundene Lösung später zuverlässig reproduzieren lässt.

Eine gute Dokumentation soll nicht möglichst kompliziert oder beeindruckend wirken.

Sie soll dafür sorgen, dass der nächste Mensch seine Arbeit sicher erledigen kann, ohne alles erneut herausfinden zu müssen.

Was ich von einem Unternehmen erwarte

Warum Projekt- und Prozessmanagement?

Projekt- und Prozessmanagement sind für mich kein vollständiger beruflicher Neuanfang.

Sie geben einen methodischen Rahmen und eine gemeinsame Fachsprache für vieles, was ich während meines Berufslebens bereits praktisch getan habe:

Anforderungen klären. Beteiligte zusammenbringen. Risiken erkennen. Abläufe planen. Informationen dokumentieren. Probleme priorisieren. Lösungen umsetzen. Ergebnisse überprüfen.

Mit dem Google Project Management Professional Certificate strukturiere und vertiefe ich diese Erfahrungen derzeit methodisch.

Mein Projektmanagement-Portfolio entsteht parallel dazu. In den Fallstudien dokumentiere ich, wie ich reale operative Erfahrungen und laufende Vorhaben strukturiert bearbeite – von Prozessanalyse, Risikoabwägung und Wissensmanagement bis zu Produktentwicklung, Qualitätssteuerung und Launchplanung. Dabei unterscheide ich bewusst zwischen Analyse, geplantem Vorgehen, tatsächlicher Umsetzung und nachweisbaren Ergebnissen.

Dabei interessieren mich besonders Projekte an der Schnittstelle zwischen Menschen, Abläufen und praktischer Umsetzung.

Ich möchte nicht nur einen Plan erstellen.

Ich möchte verstehen, ob er unter realen Bedingungen funktionieren kann – und was verändert werden muss, damit er es tut.

Abseits von Projekten

Seit Dezember 2007 lebe ich mit meinem Mann auf Mallorca. Wir sind seit mehr als 30 Jahren verheiratet und haben einen inzwischen erwachsenen Sohn.

Unser Zuhause liegt ländlich und funktioniert in vielen Bereichen unabhängig von öffentlicher Versorgung. Dazu gehören Garten, Tiere, eigene Strom- und Wassersysteme und eine Menge praktische Organisation.

Ich ziehe ein ehrliches Leben mit Substanz dem äußeren Schein vor.

Mich interessieren nicht nur schöne Ergebnisse, sondern auch die Arbeit, die Entscheidungen und manchmal die Umwege, die dahinterstehen.

In meiner freien Zeit gärtnere ich, koche ein, entwickle eigene Produkte, arbeite mit Laser und 3D-Drucker und beschäftige mich mit neuen Technologien. Gleichzeitig interessieren mich wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge, ungewöhnliche Lebensmodelle und Orte, an denen Menschen Dinge anders organisieren als gewohnt.

Auch darin zeigt sich wahrscheinlich dieselbe Grundhaltung wie in meiner Arbeit:

Ich möchte verstehen, wie etwas funktioniert.

Und wenn es noch nicht funktioniert, möchte ich herausfinden, wie es funktionieren könnte.

Gib mir kein fertiges Lösungsschema.
Gib mir ein echtes Problem.

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